Téléverser des documents

Ce guide vous accompagne dans le téléversement de documents vers votre base de connaissances Voxum. Les documents enseignent à votre chatbot votre entreprise afin qu'il puisse répondre aux questions des visiteurs.

Avant de téléverser

Assurez-vous que votre document :

• Est dans un format accepté (PDF, DOCX, TXT, MD, ODT, XLSX ou PPTX)
• Contient des informations exactes et à jour
• Est lisible (pas d'images numérisées sans texte)
• Ne contient pas d'informations sensibles que vous ne voulez pas partager

Comment téléverser un document

Étape 1 : Allez aux Documents

Cliquez sur Documents dans le menu de gauche de votre panneau d'administration.

Étape 2 : Cliquez sur Téléverser

Cliquez sur le bouton Téléverser en haut de la page.

Étape 3 : Sélectionnez votre fichier

Vous avez deux options :

Option A : Cliquez pour parcourir

1. Cliquez sur la zone de téléversement
2. Naviguez jusqu'à votre fichier
3. Sélectionnez-le et cliquez sur Ouvrir

Option B : Glisser-déposer

1. Ouvrez votre dossier de fichiers
2. Glissez le fichier sur la zone de téléversement
3. Déposez-le quand vous voyez la surbrillance

Étape 4 : Attendez le traitement

Après avoir sélectionné votre fichier :

1. Le fichier se téléverse vers Voxum
2. Le traitement commence automatiquement
3. Un indicateur de progression montre le statut
4. Une fois terminé, le document apparaît dans votre liste

Temps de traitement

La plupart des documents sont traités en moins d'une minute. Les fichiers plus volumineux (50+ pages) peuvent prendre un peu plus de temps.

Téléverser plusieurs documents

Vous pouvez téléverser plusieurs documents à la fois :

1. Cliquez sur Téléverser
2. Sélectionnez plusieurs fichiers en maintenant Ctrl (Windows) ou Cmd (Mac) enfoncé tout en cliquant
3. Ou glissez-déposez plusieurs fichiers à la fois
4. Tous les fichiers seront traités simultanément

Après le téléversement

Une fois votre document traité :

• Il apparaît dans votre liste de documents
• Votre chatbot peut immédiatement utiliser ces informations
• Testez-le en posant au widget une question sur le contenu

Testez votre téléversement

Après le téléversement, ouvrez le widget de chat et posez une question à laquelle votre document devrait répondre. Cela confirme que le téléversement a fonctionné correctement.

Remplacer un document

Pour mettre à jour un document avec de nouvelles informations :

1. Supprimez l'ancienne version (cliquez sur l'icône de corbeille)
2. Téléversez la nouvelle version
3. Attendez que le traitement soit terminé

Attention

Actuellement, il n'y a pas de contrôle de version automatique. Assurez-vous de conserver des copies de sauvegarde de vos documents en dehors de Voxum.

Dépannage

« Type de fichier non supporté »

Votre fichier doit être dans l'un de ces formats :

• PDF (.pdf)
• Word (.docx)
• Texte (.txt)
• Markdown (.md)
• OpenDocument (.odt)
• Excel (.xlsx)
• PowerPoint (.pptx)

Si votre fichier est dans un format différent, convertissez-le d'abord en utilisant votre traitement de texte ou un convertisseur en ligne.

« Fichier trop volumineux »

Si votre fichier est très volumineux :

• Envisagez de le diviser en documents plus petits par sujet
• Supprimez les images ou graphiques inutiles
• Vérifiez les limites de stockage de votre forfait

Le téléversement semble bloqué

Si la barre de progression ne bouge pas :

1. Attendez quelques minutes (les gros fichiers prennent plus de temps)
2. Rafraîchissez la page et vérifiez si le document apparaît dans la liste
3. Sinon, essayez de téléverser à nouveau
4. Contactez le support si le problème persiste

Document téléversé mais le chatbot ne connaît pas le contenu

Cela peut arriver si :

• Le document est un PDF basé sur des images (numérisé sans OCR)
• Le contenu est dans une langue que Voxum ne supporte pas
• Le fichier est corrompu

Essayez d'ouvrir le document sur votre ordinateur pour vérifier qu'il contient du texte lisible.

Bonnes pratiques

1. Utilisez des noms de fichiers descriptifs - politique-retour-2024.pdf est mieux que document1.pdf
2. Gardez les documents concentrés - Un sujet par document fonctionne mieux qu'un fichier massif
3. Mettez à jour régulièrement - Supprimez les documents obsolètes et téléversez les versions actuelles
4. Testez après le téléversement - Vérifiez toujours que votre chatbot peut répondre aux questions sur le nouveau contenu

Prochaines étapes

• Importer du contenu depuis des pages web - Ajoutez du contenu web sans créer de fichiers
• Bonnes pratiques pour les documents - Conseils pour des performances optimales du chatbot