Gestion des documents¶

Les documents sont la base des connaissances de votre chatbot Voxum. Lorsque vous téléversez un document, Voxum le lit et le traite, permettant à votre chatbot de répondre aux questions basées sur ces informations.

Que sont les documents ?¶

Pensez aux documents comme le manuel scolaire de votre chatbot. Tout comme un étudiant apprend en lisant, votre chatbot apprend des documents que vous fournissez. Quand un visiteur pose une question, Voxum recherche dans vos documents pour trouver les informations pertinentes et formule une réponse.

Types de fichiers acceptés¶

Voxum accepte les formats de fichiers suivants :

Format	Extension	Idéal pour
PDF	`.pdf`	Brochures, manuels, documents formatés
Word	`.docx`	Contenu écrit, politiques, procédures
Texte	`.txt`	Texte simple, FAQ, contenu brut
Markdown	`.md`	Contenu structuré, documentation technique
OpenDocument	`.odt`	Documents LibreOffice/OpenOffice
Excel	`.xlsx`	Feuilles de calcul, tableaux de données, listes de prix
PowerPoint	`.pptx`	Présentations, diaporamas

Quel format devrais-je utiliser ?

Si vous créez de nouveaux documents spécifiquement pour Voxum, le texte brut (.txt) ou Markdown (.md) fonctionnent le mieux. Pour les documents existants comme les brochures ou manuels, le PDF fonctionne très bien. Les feuilles de calcul (.xlsx) sont utiles pour les données structurées comme les tarifs ou listes de produits.

La page Documents¶

Lorsque vous cliquez sur Documents dans le menu de gauche, vous verrez :

Liste des documents

Barre de recherche - Trouver des documents par nom
Bouton téléverser - Ajouter de nouveaux documents
Importer une page web - Ajouter du contenu depuis un site web
Liste des documents - Tous vos documents téléversés
Nombre de documents - Nombre total de documents

Liste des documents¶

Chaque document dans la liste affiche :

Nom du fichier - Le nom de votre document
Type de fichier - PDF, DOCX, TXT, MD, ODT, XLSX ou PPTX
Actions - Aperçu, télécharger ou supprimer

Comment fonctionnent les documents¶

Voici ce qui se passe quand vous téléversez un document :

graph LR
    A[Téléverser le document] --> B[Traitement]
    B --> C[Prêt à utiliser]
    C --> D[Répond aux questions]

Téléversement - Vous ajoutez un document à Voxum
Traitement - Voxum lit et analyse le contenu (généralement moins d'une minute)
Prêt - Le document apparaît dans votre liste
Actif - Votre chatbot peut maintenant utiliser ces informations pour répondre aux questions

Gérer vos documents¶

Visualiser les documents¶

Cliquez sur n'importe quel document pour prévisualiser son contenu sans le télécharger.

Télécharger les documents¶

Cliquez sur l'icône de téléchargement pour sauvegarder une copie du document sur votre ordinateur.

Supprimer les documents¶

Cliquez sur l'icône de corbeille pour supprimer un document. Cette action :

Retire le document de votre base de connaissances immédiatement
Ne peut pas être annulée
Libère de l'espace de stockage

Avant de supprimer

Assurez-vous d'avoir une copie de sauvegarde si vous pourriez avoir besoin du document plus tard. Les documents supprimés ne peuvent pas être récupérés.

Conseils pour de meilleurs résultats¶

La qualité avant la quantité¶

Quelques documents bien écrits et complets fonctionnent mieux que plusieurs documents courts et fragmentés. Visez des documents qui :

Couvrent les sujets de manière approfondie
Utilisent un langage clair et simple
Sont bien organisés avec des titres

Gardez les informations à jour¶

Des informations obsolètes mènent à des réponses incorrectes. Révisez régulièrement vos documents et mettez-les à jour quand :

Les prix ou politiques changent
Des services sont ajoutés ou retirés
Les coordonnées changent
Les heures d'ouverture changent

Organisez par sujet¶

Au lieu d'un document massif, envisagez d'organiser par sujet :

heures-ouverture.txt - Heures d'opération
politique-retour.txt - Politiques de retour et remboursement
services.txt - Descriptions des services
faq.txt - Questions fréquemment posées